Incorporações
Por incorporação entende-se a entrada num arquivo, na acepção de instituição cultural ou unidade administrativa, da documentação de reconhecido interesse histórico e cultural produzida por entidades, públicas ou privadas, com o objetivo de a preservar, defender, valorizar e comunicar.
O Arquivo Distrital de Vila Real permanece disponível para concretizar as incorporações definidas na Lei, bem como para fornecer o apoio necessário à sua concretização.
As solicitações de remessas de documentação para o Arquivo Distrital de Vila Real, poderão ser feitas via email.
Apresentam-se, em seguida, extractos da legislação mais significativa em matéria de incorporações, nomeadamente, do Decreto-Lei n.º 47/2004, que define o regime geral das incorporações da documentação de valor permanente em arquivos públicos.
Decreto-Lei n.º 47/2004, de 3 de Março
Artigo 4.º
Arquivos distritais e equiparados
1 – São de incorporação obrigatória nos arquivos distritais e equiparados, sem prejuízo do disposto na legislação vigente, nomeadamente no n.º 1 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 149/83, de 5 de Abril:
a) A documentação produzida pelos serviços da administração central desconcentrada da respectiva área;
b) A documentação produzida por empresas públicas situadas na área geográfica correspondente à sua sede;
c) A documentação produzida por empresas públicas em processo de privatização ou de cisão da área geográfica correspondente à sua sede;
d) Os arquivos de serviços extintos e documentação proveniente de funções extintas em organismos e serviços da administração central desconcentrada da respectiva área.
2 – Exceptuam-se do previsto no número anterior os organismos e empresas onde existam arquivos históricos devidamente estruturados e que ofereçam condições de consulta pública e de preservação a longo prazo.
Artigo 6.º
Prazos para as incorporações
É fixado o prazo máximo de 30 anos após a produção da documentação e a periodicidade máxima de 10 anos para a incorporação dos arquivos a que se referem as alíneas a) e b) do n.º 1 dos artigos 3.º e 4.º, sem prejuízo dos já estabelecidos por lei e dos que forem definidos nas portarias referidas no artigo 8.º do presente diploma, tendo em conta os prazos mais longos consignados nas tabelas de selecção anexas às referidas portarias.
Artigo 8.º
Requisitos a observar nas incorporações
1 – As incorporações são precedidas, obrigatoriamente, de processos de avaliação, selecção e eliminação, definidos em portarias de gestão de documentos, e ainda da elaboração de relatórios de avaliação, de acordo com a legislação em vigor.
2 – Entende-se por portaria de gestão de documentos a portaria conjunta do ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidas e do Ministro da Cultura que regulamenta a avaliação, selecção e eliminação de documentos, determina os respectivos prazos de conservação administrativa, o seu destino final e ainda a conservação permanente dos documentos em suportes alternativos ao suporte tradicional de papel.
3 – A documentação a incorporar nos arquivos históricos deve cumprir os requisitos de inventariação, de desinfestação, de higienização e de acondicionamento estabelecidos pelo órgão de gestão nacional dos arquivos.
Artigo 9.º
Encargos
Os encargos de inventariação, de higienização e de transporte da documentação a incorporar nos arquivos públicos são da responsabilidade da instituição remetente, ficando os encargos relativos à desinfestação dos mesmos sob responsabilidade da entidade receptora dos arquivos.
Artigo 10.º
Acessibilidade
A documentação incorporada ao abrigo do presente diploma será disponibilizada para consulta pública de acordo com as leis em vigor, nomeadamente o artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro.
Código do Registo Civil:
Artigo 15º
Transferência de livros
1. Os livros cujos registos tenham sido objecto de informatização são transferidos para a entidade responsável pelos arquivos nacionais (para o distrito de Vila Real: Arquivo Distrital de Vila Real).
2. O disposto no número anterior é aplicável aos livros de registo relativamente aos quais tenham decorrido, à data do último assento:
a) Mais de 30 anos, quanto aos livros de assentos de óbito;
b) Mais de 50 anos, quanto aos livros de assentos de casamentos;
c) Mais de 100 anos, quanto aos restantes livros de assentos.
3. O disposto no número anterior é aplicável aos documentos que tenham servido de base aos assentos nele referidos.
Código do Notariado:
Artigo 34º
Transferência de livros e documentos para outros arquivos
1. Os livros e documentos dos cartórios não podem ser transferidos para outros arquivos antes de decorridos 30 anos, a contar da sua conclusão ou inventariação.
2. Decorrido o prazo de 30 anos, os livros e documentos podem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos Distritalis, nos termos das disposições legais aplicáveis.
3. A transferência é feita de cinco em cinco anos.
4.O tempo de permanência mínima dos livros e documentos nos cartórios notariais pode ser ampliado ou reduzido, pela Direcção-Geral dos Registos e do Notariado, mas nunca pode ser inferior a 10 anos.
Decreto-Lei n.º 250/96:
Artigo 5º
Os livros de sinais devem ser transferidos para os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e para as bibliotecas do Estado e arquivos distritais nos termos a fixar por despacho do director-geral dos Registos e Notariado.
Portaria n.º 1.003/99:
Artigo 7º
Remessa para arquivo definitivo
1 – Cumpridos os prazos de conservação administrativa e observado o disposto no artigo 5º, são remetidos para arquivo definitivo os originais ou os duplicados de consulta dos documentos e processos que, de acordo com as tabelas de selecção, se considerem de conservação permanente.
2 – O arquivo definitivo a que se refere o número anterior é o arquivo Distrital referente ao distrito administrativo em que se localiza o tribunal ou o IAN/TT.
3 – As remessas não podem por em causa a integridade dos conjuntos documentais.
