Certidões/Fotocópias
O Arquivo Distrital de Vila Real satisfaz as solicitações de certidões e fotocópias, por correspondência, desde que sejam fornecidos os elementos de identificação considerados indispensáveis.
Com vista a facilitar tais solicitações, o Arquivo Distrital de Vila Real disponibiliza nesta página WEB, formulários específicos para cada tipo de documentação.
Para lhes aceder, basta percorrer o caminho lógico (exemplo para quem pretenda solicitar uma cópia ou certidão de um registo de nascimento: Clicar e “Registo Civil” e depois em “Registo de Nascimento”).
Os campos essenciais para a localização dos documentos encontram-se assinalados, nesses formulários, a vermelho.
Quando preenchidos por cidadãos de nacionalidade não Portuguesa, ou residentes em paises que não Portugal, os campos NIF (Número de Identificação Fiscal) e Código Postal, poderão ser preenchidos com zeros.
Quando o requerente não esteja na posse de tais elementos, o Arquivo Distrital de Vila Real aceita proceder a pesquisas, por conta dos interessados. Para tal, deverá utilizar os formulários específicos, disponíveis na área de Pesquisas deste site.
Em alternativa à certificação convencional, o Arquivo Distrital de Vila Real disponibiliza a certificação digital.
Informa-se que os documentos assinados com assinatura digital fazem prova plena de acordo com o disposto no nº 2 do art.º 3º e nos artigos 5º, 6º, º 7º do Decreto-Lei 62/2003 de 3 de Abril, não podendo ser repudiados por nenhuma instituição nacional, pública ou privada.
Os documentos certificados deverão ser aceites pelos quadros legais dos países membros de acordo com o nº 2 do artº. 4º da Directiva 1999/93/CE de 13 de Dezembro.
Contudo e face à inexistência de uma prática disseminada neste domínio, alerta-se para eventuais constrangimentos que possam vir a ocorrer.
A certidão produzida com assinatura digital emitida pela ECCE (Entidade Certificadora Comum do Estado) pode não ser ainda reconhecida por alguns sistemas nacionais de chaves públicas existentes em países terceiros. Neste caso e embora a Directiva acima referida preveja explicitamente a troca de certificações digitais com países terceiros, tal dependerá de acordos e protocolos a estabelecer com esses mesmos países.
Releva-se qualquer responsabilidade da DGARQ pelo possível repúdio de documentos contendo certificados emitidos pela ECCE, por parte das instituições e autoridades desses países.
Decreto-Lei n.º 16/93
(Regime geral dos arquivos e do património arquivístico)
Comunicação e conservação
Artigo 17º
Comunicação do património arquivístico
1) É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos, salvas as limitações decorrentes dos imperativos da conservação das espécies e sem prejuízo das restrições impostas pela lei.
2) Não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de carácter judicial, policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou de qualquer índole que possa afectar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver consentimento unânime dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos.
3) Os dados sensíveis respeitantes a pessoas colectivas, como tal definidos por lei, gozam de protecção prevista no número anterior, sendo comunicáveis decorridos 50 anos sobre a data da extinção da pessoa colectiva, caso a lei não determine prazo mais curto.
4) Compete aos proprietários dos arquivos particulares proporem as regras e modalidades de comunicação da documentação, as quais serão objecto de apreciação e de proposta de homologação ao membro do Governo que superintende na política arquivística por parte do órgão de gestão.
Preços praticados pelo ADVRL
Quando não enquadradas em legislação específica e de acordo com a Tabela de Preços anexa ao Regulamento de Reprodução de Documentos da DGLAB, as reproduções e certidões processadas pelo Arquivo Distrital de Vila Real, têm os seguintes preços:
Fotocópias, preto e branco, a partir de originais:
A4 – € 1,00.
A3 – € 1,50.
Digitalização:
Digitalização na íntegra de documentos – imagem – € 0,25.
Digitalização parcial de documentos – imagem – € 0,75.
Certificação:
Certificação analógica (sobre reprodução em papel). Preço por documento certificado, acrescido do valor consoante o n.º de cópias – € 15,00.
Certificação digital (assinatura eletrónica qualificada sobre formato digital). Preço por objeto digital, acrescido do valor consoante o n.º de imagens – € 15,00.
Prazos de entrega das reproduções
O Arquivo Distrital de Vila Real, em termos gerais, satisfaz, de imediato, a solicitação de reproduções.
Em casos excepcionais, dependendo do volume de reproduções solicitadas, poderá estipular um prazo de entrega, que nunca será superior a 30 dias.
