Solicitação de remessa
A documentação remetida ao Arquivo Distrital de Vila Real deverá ser acompanhada do respectivo auto de entrega e guia de remessa.
Tais documentos deverão ser elaborados em duplicado (um exemplar para a instituição remetente e outro para o Arquivo Distrital de Vila Real), impressos em papel timbrado da instituição remetente para, no acto da entrega, serem conferidos, rubricados e autenticados pelas partes.
Quando a legislação não indique modelos específicos, sugerimos a adopção dos modelos usados pelo Arquivo Distrital de Vila Real e propostos pela Direcção-Geral de Arquivos.
O Arquivo Distrital de Vila Real permanece disponível para o esclarecimento de qualquer dúvida, relativamente ao seu preenchimento.
Auto de Entrega
Aos …………….. dias do mês de …………………………………. de 200 …….., no Arquivo Distrital de Vila Real, perante (1)………………………………………. , e o Ex.mo Sr. Dr. Paulo Jorge Teixeira Mesquita Guimarães, Director do Arquivo Distrital de Vila Real em regime de substituição, dando cumprimento (2)……………………, procedeu-se à (3)……………………………. da documentação proveniente de (4)…………………………… conforme o constante na guia de remessa anexa que, rubricada e autenticada por estes representantes, fica a fazer parte integrante deste auto.
O identificado conjunto documental fica sob a custódia do Arquivo Distrital de Vila Real e a sua utilização sujeita aos regulamentos internos, podendo ser objecto de todo o necessário tratamento técnico arquivístico no que respeita à conservação, acessibilidade e sua comunicação.
Da incorporação lavra-se o presente auto, feito em duplicado, e assinado pelos representantes das duas entidades.
Vila Real, ………. de …………………. de ……..
O(A)……………..(5).
____________________(6)
O Director do Arquivo Distrital de Vila Real:
______________________
1 – Nome e cargo do responsável da entidade remetente.
2 – Diploma legal ou despacho que autoriza o acto.
3 – Natureza do acto: incorporação, transferência, depósito, doação, compra, etc.
4 – Designação da entidade remetente.
5 – Cargo do responsável da entidade remetente.
6 – Assinatura do responsável da entidade remetente
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Guia de Remessa
| Entidade remetente …………. Remessa saída n.º ………. / ……….. Data ………. /………. /………. Responsável ______________________ |
Entidade destinatária Arquivo Distrital de Vila Real Remessa entrada n.º ………. / ………. Data ……… / ………. / ………. Responsável _________________________________ |
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| Volume total da remessa n.º e tipo de U. I. …………. |
Dimensão ……… | ||||||||||||||||||||||
| Fundo …………. Sub-divisões orgânico funcionais …………. |
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| Série ……….. Sub-série ……….. Código de classificação ……….. Datas extremas …….. – …….. n.º e tipo de U. I. ……….. |
N.º de ref. da tabela de selecção …………. Suporte ………….. Dimensão ……………. m/l. |
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| INSTRUÇÕES DE PREENCHIMENTO DA GUIA DE REMESSAAs páginas da Guia de remessa deverão ser numeradas sequencialmente. Ex. (no caso de uma guia constituída por 10 páginas): 1/10, 2/10, 3/10…… 10/10.Entidade remetente / Entidade destinatária: designação de uma e outra;Número da remessa: número sequencialmente atribuído por cada uma das entidades envolvidas;Data: ano, mês, dia, respectivamente de saída e de entrada da remessa;Responsável: assinatura do responsável pela operação de remessa numa e noutra entidade;Volume total da remessa: indicação do número e tipo de unidades de instalação constantes da remessa – ex.: 180 (110 caixas, 55 maços, 15 disquetes) – e sua dimensão em metros;Fundo: título do fundo. Esta referência só é necessária quando não se trate de transferências regulares de documentação entre serviços de um mesmo organismo;Sub-divisões orgânico-funcionais: designação das classes e sub-classes que, de acordo com o plano de classificação, enquadram a série/sub-série que a seguir se descreve;Série: título da série;Sub-série: título da sub-série, quando exista;Código de classificação: código que, no plano de classificação, é atribuído à série ou à sub-série em causa;Número de referência: número que na tabela de selecção foi dado à série ou sub-série;Datas extremas, suporte, número e tipo de unidades de instalação (U.I.) e dimensão: em metros lineares do conjunto de documentos da série ou sub-série objecto da actual remessa;Descrição das Unidades de Instalação da série ou sub-série acima identificada, registando: – número de referência sequencialmente atribuído a cada unidade de instalação da actual remessa; – tipo de unidade de instalação – caixa (Cx), pasta (Pt), maço (Mç), livro (Lv), etc; – título da unidade de instalação quando na mesma unidade de instalação haja mais do que um processo, registar também o título próprio de cada um; – datas extremas da unidade de instalação ou de cada processo, quando haja vários na mesma unidade de instalação; – cotas da unidade de instalação ou dos processos integrados na mesma – a de origem é registada pela entidade remetente, a actual é registada pela entidade destinatária, uma vez instalada a documentação; quando a cota coincidir com o código de classificação, o preenchimento deste campo é desnecessário; – data (ano e mês) para eliminação ou transferência da unidade de instalação ou dos processos integrados na mesma – campo de preenchimento facultativo a efectuar pela entidade destinatária quando seja arquivo intermédio.
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